無痛台中辦公室搬家！公司搬遷的注意事項、清單、流程有哪些？

Q: Q1. 台中辦公室常見搬遷原因？

台中屬台灣第二大的人口密集城市，更是台灣近幾年新興的大都會區，許多工商業公司都在此成立聚集。除了 新成立的公司之外，公司規模變大或是公司房租上漲也都是公司搬遷的原因 。

Q: Q3. 台中辦公室搬家時間如何安排？

辦公室搬家日期安排常見有下列因素： 挑選黃道吉日 挑選公司業績淡季 公司舊址租約到期，新址租約起始日

Q: Q4. 台中辦公室搬家怎麼挑搬家公司？

挑選搬家公司可從法規、風評和規模進行挑選，可參考健美先生的這兩篇文章： 如何挑選優良搬家公司？｜從搬家契約書、搬家法規認識合法搬家公司 台中搬家熱門區域研析！搬家 3 種方式比較與台中搬家公司推薦看 這篇！

台中是台灣中部工、商業密度最高的熱區，因此最常有公司搬遷的需求！本文將詳述公司搬遷（辦公室搬家）要怎麼做？搬遷前、中、後有哪些注意事項？公司搬遷清單要怎麼準備？流程怎麼安排？一次掌握台中辦公室搬遷的完整攻略，讓您輕鬆搬遷、無痛上班！

怎麼準備辦公室搬遷清單？

有別於家庭搬家的規模較小，公司搬遷規模較大；家庭搬家清單通常只要列出要帶到新居的物品清單即可。

辦公室搬遷清單的涵蓋範圍較廣，不只物品清單，包含注意事項都要列入才算完整。至於如何準備辦公室搬遷清單？建議可朝下列 2 個方向做準備：

一般行政類

技術設備類

一般行政類

技術設備類

辦公室搬遷清單參考

這邊提出最常見的辦公室搬遷項目清單（物品與注意事項）供大家參考：

資訊設備

由資訊專人處理：辦公室的資訊設備包含印表機、影印機、網路設備（伺服器或Wifi），這類設備在移動後涉及電力、線路與安裝，建議要由有資訊相關背景的人員來處理；大型印表機、影印機若採外包維護，則須提前連絡外包廠商。
避免耗材掉落：印表機和影印機在搬遷前，記得固定墨水匣和紙匣（或先取出另外打包存管），避免掉出。
位置提前確認：印表機、事務機、影印機所佔空間大，使用率也高，建議應該配合電源，盡早規劃在新地點的位置。
如果新公司有 wifi 設施，建議統由資訊部門教學如何連上公司 wifi。

電話

分機電話標示：
公司電話常有分機設置，基於個人衛生問題，建議電話在公司搬遷前要做好辨識標示，搬遷前集中擺放，搬遷後分發給正確的員工。
電話與電線：
電話一定要與電線一起放置裝箱，避免搬遷後找不到電線的窘境發生。

電腦

電腦螢幕和移動式硬碟（隨身碟）：
貼上標籤標示，確保換新地點後，螢幕和內部資料都找到對的主人。
電腦線材、電源線要：
和電腦主機一起裝箱，避免抵達新地點後找不到相關線材。
電源變壓器：
只要是電器設備，不少都有自有的變壓器，無法取代，公司搬遷時很容易把全部的變壓器通通放在一起卻沒有標示，抵達新地點後會造成很大的困擾。

小型文件櫃、書櫃、儲存櫃

清空後再搬：櫃子內的資料與物品要先做整理，另外打包再搬，避免櫃子過重無法搬動，或是搬運途中內部物品毀損的狀況發生。
上鎖與鑰匙：櫃子記得上鎖，鑰匙特別需要標示（有些鑰匙上面會有對照的號碼），若無可放入信封並貼標籤做標示。
固定抽屜：有些櫃子沒有鎖，移動時很容易門被打開，抽屜掉出來，建議可先用膠帶等方式進行固定。

中、大型櫃子與貨架

先整理貨架上物品並打包，淨空架子。

這類中大型的櫃子移動困難，一般來說都需要在舊地點拆卸，並在新地點安裝。大部分的搬家公司都具有拆卸與安裝櫃子的能力，務必在估價時向搬家公司確認。

辦公桌（椅）

先把桌椅貼上標示，確保抵達後每個人能使用到自己的桌椅。
完全清空辦公桌後，鎖上或用膠帶封住所有抽屜，標籤貼在容易看到的地方。

個人小物

將個人文具、小物（筆、迴紋針和圖釘）等散裝辦公用品裝入塑膠袋或信封中。大多數辦公桌物品可以裝箱打包，而員工的個人物品（例如照片、盆栽和其他裝飾品）建議親自攜帶到新公司。

辦公室搬家的費用怎麼算？

找搬家公司進行辦公室搬家，費用部分常有兩種算法，「車次計價」與「統包計價」：

車次計價價格比較浮動，會按照實際狀況請款；統包計價則是在搬遷前做好估算之後，客戶會收到一個報價金額，後續在整個搬家服務中不論搬幾趟都不會再變動。

車次計價和統包計價孰好孰壞見仁見智，找到正規合法、風評好的搬家公司協助公司搬遷才是重點。

以車次計價

貨車出車費：按照貨車大小（1.75噸 - 17噸）、趟數而變動。
紙箱耗材費：小、中紙箱會有一定數量免費，額外增加須加購，耗材如、氣泡紙、膠膜等等。
家具拆裝費：大型家具，如辦公室 OA，辦公室大書櫃等等的拆裝費用。
搬運與樓層費：搬運需要人力，會結合公司新舊址的樓層，有無電梯，另外評估費用。
遠距離搬家費：通常超過 1 小時行車距離就會開始加收跨縣市搬家費用。
特殊物品（吊車）費：大型家具、電器、超重物、藝術品、精密儀器、機械設備等需要吊車服務時需加價。
廢棄物清運費：舊址有不要的廢棄物，另外報價清運。
打包費：如有需要搬家公司加派人力協助打包，則另外收取費用。

統包計價

統包計價則是將上述 8 項分開計算的費用，經由搬家估價師在執行辦公室搬遷前估算後，直接統包並向業主提供一個固定報價金額，後續除特殊狀況外不再另外收費；相關辦公室搬家費用可參考行情連結。

公司搬遷 3 個打包原則

原則 1 一般員工物品

公司員工所使用的物品主要包括個人電腦、螢幕、鍵盤、滑鼠、辦公桌、文具和擺飾裝飾等。與家庭搬家不同之處在於，這些物品都是專屬於員工個人。雖然有些是私人物品，而有些則是公司提供，但它們在使用上都具有獨特不共用的專屬性質。

因此，在辦公室搬遷時需要特別注意標示和整理這些物品，以確保它們能夠順利地遷移到新的辦公地點，有助於員工快速適應新環境。

原則 2 公司營運資料

機敏資料處理：
公司營運資料通常包含機密信息，如客戶資訊、財務報表等。這些資料在運送和搬遷過程可以考慮專人專案處理，避免外洩。
文件標示和整理：
將文件進行嚴格的標示和整理，最好按照文件類別、日期或其他有系統的方式進行歸檔。這有助於在新地點迅速找到需要的資料，避免遺漏或混亂。
備份和數位存檔：
在搬遷前，建議對公司營運資料進行備份，確保數位資料的安全性。可以考慮使用雲端服務（如google 雲端）或其他備份解決方案，以減少搬遷過程中資料損失的風險。

原則 3 公司物品斷捨離

有別於家庭搬家廢棄物想丟就丟，公司搬遷要丟棄的物品多屬於公帳（公司財產），要丟棄必須按照公司程序辦理！

例如小公司應獲得老闆的同意，中型規模以上的公司則應視公司對物品報廢（棄）的相關規定處理才是。

公司搬遷流程 step.1 成立專責小組

公司規模有大有小，不論如何，公司搬遷是全公司的大事，需要專人（或編組）進行搬遷工作的計畫管制，全公司員工也都要動起來一起合作與有效分工！

公司搬遷不是常規業務，因此需要成立臨時編組。

規模較小的公司通常由老闆或總務（行政）一人負責；規模較大的公司企業，通常由總務（行政）部門主導整個搬遷案，其他部門派出對口協助配合執行，全體員工也都要跟著動起來：

公司搬遷編組建議表
工作分類	人選	工作內容
計畫管制組	公司規模小：老闆或總務公司規模大：總務行政組	負責總管公司搬遷大小事：時程、搬家公司聯繫、新地點規劃、舊地點復原管制
執行對口	各分部挑選對部門內部熟悉的老員工	對口上級，負責提出自己部門的搬遷需求與規劃
執行人員	新進或基層員工	搬遷個人物品與協助部門

公司搬遷流程 step.2 確認計畫管制項目

在第一步驟確認編組之後，接下來就要先進行一連串的先期規劃工作，可參考下列各點：

確定搬遷日期：這點最重要，所有規畫都是繞著搬遷日而進行。
規定公司搬遷時間表：為整個搬遷作流程與時間的估算。常見的做法是先訂出「正式搬遷日」，再逆序回推該完成的事項。
找到搬家公司：一般勞動契約不會包含辦公室搬遷這個工作項目，公司搬遷常需要搬家公司的協助。找正規、合法、風評佳的搬家公司才能使辦公室搬家更順利。
公司搬遷費用估算：與搬家公司的估價師事前做好費用估算。如果公司有工業機械或精密設備，極有可能會動用到吊車搬家服務，這部分的費用要另外計算。
建立新、舊地點的搬遷對照圖（或表）：在還沒搬到新地點時，計畫管制組需要到現場現勘，獲得新地點的佈署圖，並規劃出新舊地點的搬遷對照圖（或表）。
公司機敏資料、重要數據的搬遷規劃：公司都有機敏不可外洩的資料，搬遷時會隨著文卷、電腦主機或伺服器進行移動，必須確保搬遷過程機敏資料與重要數據不外洩。
舊裝汰換與新裝籌購、與倉儲規劃：公司新舊地點的面積不一定相同，若無法一次把公司所有設備搬運到定位，則要有備援計畫，例如搬家公司提供的倉儲租用與暫放服務。
協助建立並審查公司搬遷清單：不同的公司類型會有不同的搬遷清單，計畫管制單位應要求所有部門提出搬遷清單，並逐項審查，以降低搬遷成本。